Règlement: ICOM-CIDOC

Comité International pour la Documentation. Comité spécialisé du Conseil international des musées.

1. Nom et adresse

Le nom de l'organisation est le Comité international pour la documentation (CIDOC), dénommé ci après Comité ou CIDOC. Son adresse postale est celle du président du Comité.

2. Relations avec l'ICOM

Le CIDOC est un Comité international du Conseil international des musées (ICOM), créé conformément à l'article 17, paragraphe 3 des Statuts de l'ICOM. Ses activités sont régies en permanence par les Statuts et le Règlement, conformément à l'article 28 des Statuts.

3. Objectifs

Les objectifs du CIDOC consistent à:

• (i) soutenir les buts et objectifs de l'ICOM, notamment en ce qui concerne la gestion et l'utilisation de l'information et de la documentation muséales;
• (ii) contribuer à l'élaboration et à la mise en oeuvre du programme de l'ICOM;
• (iii) élaborer et exécuter un programme d'activités relativement à l'information et à la documentation muséales;
• (iv) servir d'instrument de communication, de coopération et d'échange d'informations entre les musées, les professionnels de musées et les organismes responsables de l'information et de la documentation muséales;
• (v) conseiller l'ICOM en ce qui concerne l'information et la documentation muséales et fournir une assistance professionnelle pour la mise en oeuvre du programme de l'ICOM;
• (vi) représenter les intérêts de l'information et de la documentation muséales dans le cadre de l'ICOM;
• (vii) coopérer avec les Comités nationaux, les Organisations régionales de l'ICOM, avec les autres Comités internationaux et les Organisations affiliées dans les domaines qui se rapportent aux activités particulières du Comité et aux intérêts généraux de l'ICOM.

4. Composition

(a) Le Comité se compose des membres individuels ou des représentants désignés des membres institutionnels de l'ICOM qui demandent à y adhérer, et des personnel cooptées pour siéger en son sein (dans la limite de 20% du nombre total des membres du Comité).

(b) Les membres du Comité sont :

• (i) Des membres votants, lequel sont des membres de l'ICOM ayant désigné le CIDOC comme étant le Comité dans lesquels ils désirent voter;
• (ii) Des membres non votants, lesquels sont des membres de l'ICOM qui désirent adhérer au Comité mais sont membres votants d'un autre Comité international;
• (iii) Des membres cooptés, lesquels sont des personnes non membres de l'ICOM, qui offrent des services professionnels aux musées, qui acceptent et observent le Code de déontologie professionnelle de l'ICOM et qui n'exercent aucune activité lucrative dans le domaine des biens culturels. Les membres de cette catégorie sont cooptés pour un projet particulier ou pour une période déterminée.

(c) Les membres de l'ICOM qui désirent adhérer au Comité, en qualité de membres votants ou de membres non votants, doivent en informer le Secrétariat de l'ICOM qui transmet leur demande d'adhésion au secrétaire du Comité et indique s'il s'agit d'un membre votant appartenant à un autre Comité de l'ICOM.

(d) Le Secrétaire doit classer toutes les demandes d'adhésion dans l'une ou l'autre des catégories de membres du Comité en fonction du droit de vote que les candidats peuvent avoir éventuellement au sein d'un autre Comité international. Une personne ne peut se voir refuser l'adhésion au Comité parce qu'elle n'a pas les qualifications professionnelles requises dans le domaine de spécialisation du Comité.

(e) La qualité de membre du Comité se perd si l'intéressé:

• (i) démissionne;
• (ii) cesse d'adhérer au Comité pour une raison quelconque.

5. Droits des membres

(a) Une personne devenue membre du Comité en acquiert tous les droits, notamment le droit de participer aux activités et au programme du Comité, d'assister aux réunions qu'il organise et d'acheter toutes les publications que le Comité produit à l'intention des membres et leur vend.

(b) Les personnes admises comme membres votants ont le droit de voter lors des réunions de travail du Comité, peuvent se présenter aux élections du Bureau, voter lors de ces élections et être désignées comme représentants du Comité lors du vote de l'Assemblée générale de l'ICOM et de l'élection du Conseil exécutif.

(c) Un membre votant du Comité qui demande et obtient d'être membre votant d'un autre Comité international peut devenir, sur demande, membre non votant du Comité.

(d) Les membres non votants et cooptés ne sont pas autorisés à voter lors des réunions de travail du Comité ni à se présenter aux élections du Bureau.

6. Réunions du Comité

(a) Le Comité organise les réunions qu'il juge nécessaires à la réalisation de ses objectifs et l'exécution de son programme.

(b) Les participants à l'ensemble de ces réunions peuvent présenter des communications et prendre la parole dans l'une des langues officielles de l'ICOM. L'utilisation d'une autre langue est possible à condition que le participant prenne en charge la traduction dans l'une des langues officielles de l'ICOM ou que la majorité des participants en acceptent le principe sans avoir besoin d'une traduction.

(c) Le Comité se réunit chaque année en séance plénière et au même moment que l'Assemblée générale de l'ICOM. Les membres du Comité devront être prévenus au moins six mois à l'avance du lieu et de la date des réunions plénières.

(d) La réunion plénière triennale tenue au même moment que l'Assemblée générale constitue la principale réunion de travail du Comité. Son ordre du jour comprend:

• (i) le rapport d'activité du Comité pour la période triennale précédente,
• (ii) le rapport financier du Comité pour la période triennale précédente,
• (iii) l'examen du projet de programme triennal de l'ICOM et l'adoption du programme d'activités du Comité pour la période triennale suivante,
• (iv) l'examen des activités des groupes de travail et le renouvellement de leur mandat si besoin est,
• (v) l'adoption d'un budget pour la période triennale suivante,
• (vi) l'élection du Bureau.

(e) Le quorum fixé pour la réunion plénière triennale est de 10% des membres votants du Comité, présents ou représentés.

(f) Lors des réunions plénières triennales, chaque membre votant dispose d'une voix pour toute question soumise au Comité. Un membre institutionnel peut désigner par écrit une personne qui votera en son nom.

(g) Le Comité peut constituer des groupes de travail pour l'examen de certains problèmes afin de faciliter l'exécution de son programme. Chaque groupe de travail nomme un président, qui est un membre votant du Comité, et qui fait un bilan de ses activités lors de chaque réunion plénière triennale du Comité. À cette réunion, on examine le bien-fondé de chaque groupe de travail et le renouvellement de son mandat si besoin est.

(h) Le Comité peut décider de tenir des réunions au niveau régional ou sous regional. Tous ses membres sont autorisés à y assister.

(i) Conformément à l'article 17, paragraphe 10 des Statuts, le président du Comité international doit informer son homologue du Comité national du pays dans lequel doit se tenir la réunion de son Comité, de la date, du lieu et du thème de cette réunion.

7. Gestion du Comité

(a) La gestion du Comité est confiée au Bureau, composé de personnes élues par les membres votants et de personnel cooptées. Les membres élus du Bureau comprennent le président, le vice président, le secrétaire, le trésorier et le rédacteur en chef ainsi que quatre membres ordinaires. Les membres élus du Bureau ont un mandat de trois ans maximum mais peuvent être réélus s'ils répondent aux conditions stipulées dans l'article 17, paragraphe 4 des Statuts.

(b) Il ne peut y avoir plus de deux membres du même pays élus au Bureau. Afin de parvenir à une représentation géographique équitable, les membres élus du Bureau peuvent coopter de nouveaux membres (dans la limite d'un tiers du nombre total de membres élus) originaires de régions insuffisamment représentées par les membres élus. La durée du mandat des membres cooptés s'étend de la date de leur nomination à celle de la réunion plénière triennale suivante du Comité.

(c) Tout membre votant et en règle du Comité, y compris le représentant désigné d'un membre institutionnel, peut se présenter à une élection ou être coopté au Bureau, sous réserve des restrictions imposées par l'article 17, paragraphe 4 des Statuts.

(d) Le Bureau est élu lors de la réunion plénière triennale du Comité par les membres votants. Le Bureau sortant fait un appel de candidatures pour le nouveau Bureau au moins quatre mois à l'avance et doit indiquer aux membres votants les noms et qualifications des candidats au moins deux mois avant la date de la réunion. Un membre votant qui ne peut pas assister à la réunion plénière triennale peut donner une procuration écrite à un autre membre votant pour voter en son nom lors de l'élection ou voter par correspondance.

(e) Si un membre du Bureau cesse d'assumer ses fonctions pour une raison quelconque dans l'intervalle des réunions plénières triennales, un autre membre votant du Comité peut être coopté pour occuper son poste en attendant la prochaine réunion triennale.

(f) La qualité de membre du Bureau exécutif se perd si le membre :

• (i) quitte l'ICOM pour une raison quelconque,
• (ii) n'est plus en règle (article 1, paragraphe 3 des Statuts),
• (iii) n'est plus un membre votant du Comité.

(g) Le Bureau se réunit au moins une fois par an.

(h) Le quorum fixé pour toute réunion du Bureau est d'un tiers du nombre total des membres du Bureau présents en personne.

8. Ressources du Comité

(a) Le Comité a le droit de collecter les fonds qu'il estime nécessaires à son fonctionnement mais il ne peut imposer le paiement de cotisations à ses membres qui payent déjà une cotisation annuelle à l'ICOM. Par contre, il peut imposer une cotisation servant à des fins précises.

(b) Sous réserve d'une confirmation par le Conseil exécutif au vu du budget annuel de l'ICOM, le Comité reçoit une subvention de l'ICOM pour chaque membre votant, qui sera versée au plus tard le 30 juin de l'année en cours, à la demande du Comité.

(c) Le Comité peut imposer des frais de participation à ses réunions s'il le juge nécessaire.

(d) le Comité peut recevoir des subventions et des dons et accepter des aides financières.

(e) Le Comité peut produire et vendre des publications mais doit en informer au préalable le Secrétaire général de l'ICOM.

(f) Le Comité ne doit prendre aucun engagement contractuel ou autre entraînant des dépenses pour l'ICOM sans avoir reçu au préalable l'approbation du Conseil exécutif (pour les opérations autres que les contrats et les accords liés à ses activités propres et pouvant être financées sur ses propres fonds).

(g) Tous les fonds que reçoit le Comité doivent être déposés sur un compte bancaire ouvert à cet effet et tous les paiements effectués au nom du Comité devront être tirés sur ce compte. Le Bureau doit communiquer au trésorier de l'ICOM le numéro et l'intitulé du compte ainsi que le nom de la banque dans laquelle il a été ouvert.

(h) Le Comité tient une comptabilité de toutes ses recettes et dépenses annuelles. Un rapport financier est fait chaque année et présenté aux membres à chaque réunion plénière.

(i) Le Comité remet un exemplaire de son rapport financier au Secrétaire général de l'ICOM qui le soumet au Conseil exécutif.

9. Rôle et responsabilités à du Bureau

(a) Le Bureau est chargé de gérer les affaires du Comité et de veiller à ce que les règles édictées par les Statuts de l'ICOM soient respectées.

(b) Avant chaque réunion du Comité dans un pays, le Bureau doit veiller à ce qu'aucun obstacle n'entrave les activités de l'un des membres du Comité participant à ces réunions du fait du gouvernement du pays-hôte.

(c) Chaque année, le Bureau prépare un rapport sur les activités du Comité au cours de l'année antérieure, rapport qu'il envoie à tous les membres et qui est examine lors de la réunion plénière annuelle. Le rapport est envoyé au Secrétaire général qui le soumet au Conseil exécutif et au Comité consultatif de l'ICOM.

(d) Le Bureau transmet au Secrétaire général un rapport sur les activités du Comité durant la période triennale précédente, rapport qui est soumis au Conseil exécutif, au Comité consultatif et à l'Assemblée générale de l'ICOM.

(e) Après consultation des membres votants du Comité, le Bureau désigne deux membres votants du Comité pour voter en son nom lors de l'Assemblée générale et pour l'élection du Conseil exécutif ou informe le Secrétaire général de son intention de voter par correspondance.

(f) Au moins six mois avant l'Assemblée générale, le Bureau soumet au Secrétaire général ses commentaires sur le projet de programme triennal de l'ICOM et son propre projet de programme triennal à inclure dans le programme triennal de l'ICOM définitif pour examen lors de l'Assemblée générale.

(g) Le Bureau doit veiller à ce que les membres du Comité soient bien informés de ses activités, de ses projets concernant les activités du Comité et de toutes autres questions relatives au travail et aux fonctions du Comité. Il peut publier un bulletin régulier ou communiquer avec les membres par tout autre moyen à sa convenance.

10. Amendements

(a) Le Règlement du Comité adopte à sa première réunion plénière peut être amende lors de toute réunion plénière ultérieure du Comité.

(b) Tout projet d'amendement doit être soumis et appuyé par les membres votants du Comité qui sont en règle. La proposition d'amendement ainsi que les documents annexes qui l'accompagnent doivent être communiqués aux membres votants du Comité au moins vingt huit jours avant la réunion plénière annuelle au cours de laquelle ils doivent être examinés.

(c) Tout projet d'amendement peut être modifié lors de la réunion plénière annuelle où il doit être étudié mais il ne doit s'agir que d'une modification mineure. Il incombe au président de la réunion d'en mesurer l'importance.

(d) Le Règlement ne peut être adopté et amendé que sur accord des trois quarts des membres votants présents ou représentés.

11. Dissolution du Comité

(a) Le Comité peut être dissous par décision du Conseil exécutif conformément à l'article 17, paragraphe 12 des Statuts.

(b) En cas de dissolution du Comité, ses ressources financières doivent être transmises au Secrétariat de l'ICOM et utilisées en fonction de ce que préconise le Conseil exécutif.

dernière mise à jour: 23 July 1996
Auteur original: Andrew Roberts
Maintenant entretenu par: Leonard Will
traduction: CHIN/RCIP
Présidente du CIDOC: Jeanne Hogenboom
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© Comité international pour la documentation du Conseil international des musées (ICOM-CIDOC), 1996