ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ ΤΗΣ ΔΙΕΘΝΟΥΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ

1. Ονομασία και Έδρα

Η επίσημη ονομασία της Επιτροπής είναι Διεθνής Επιτροπής Τεκμηρίωσης (International Documentation Committee – CIDOC). Στο εξής θα αναφέρεται ως Επιτροπή ή CIDOC. Η διεύθυνσή της βρίσκεται στην έδρα του επικεφαλής της Επιτροπής.

2. Σχέση με το Διεθνές Συμβούλιο Μουσείων (ICOM)

Η Επιτροπή είναι μια Διεθνής Επιτροπή του Διεθνούς Συμβουλίου Μουσείων που δημιουργήθηκε σύμφωνα με το Άρθρο 17, παράγραφος 3 των Κανόνων του ICOM Οι δραστηριότητές της υπόκεινται πάντα στους κανόνες και τους κανονισμούς του ICOM, σύμφωνα με το Άρθρο 28 των Κανόνων.

3. Στόχοι

Οι στόχοι του CIDOC είναι να:

(α) υποστηρίζει τους στόχους και τους σκοπούς του ICOM, ιδιαίτερα σχετικά με τη διαχείριση και χρήση της μουσειακής τεκμηρίωσης και πληροφορίας.
(β) συμβάλει στην ανάπτυξη και εφαρμογή του προγράμματος του ICOM
(γ) διατυπώνει και εκτελεί ένα πρόγραμμα δραστηριοτήτων σχετικά με την πληροφορία και την τεκμηρίωση στα μουσεία.
(δ) παρέχει ένα διεθνές πεδίο επικοινωνίας, συνεργασίας, ανταλλαγής πληροφορίας ανάμεσα στα μουσεία, τους επαγγελματίες που εργάζονται σε αυτά και άλλους που ενδιαφέρονται για τη μουσειακή πληροφορία και τεκμηρίωση.
(ε) παρέχει συμβουλές στο ICOM για τη μουσειακή πληροφορία και τεκμηρίωση και αποτελεί μια πηγή επαγγελματικής εμπειρογνωμοσύνης που βοηθά στην υλοποίηση του προγράμματος του ICOM.
(στ) εκπροσωπεί τα ενδιαφέροντα όσων ασχολούνται με τη μουσειακή πληροφορία εντός του ICOM
(ζ) συνεργάζεται με τις Εθνικές Επιτροπές του ICOM, τις Περιφερειακές Οργανώσεις, άλλες Διεθνείς Επιτροπές και Οργανισμούς σε θέματα που σχετίζονται με τους συγκεκριμένους στόχους της επιτροπής και τα ευρύτερα ενδιαφέροντα του ICOM.

4. Μέλη

(α) Στα μέλη της Επιτροπής συμπεριλαμβάνονται και άτομα-μέλη του ICOM και εκπρόσωποι φορέων-μελών του ICOM που ζητούν να ενταχθούν στην Επιτροπή καθώς και άλλα άτομα (που δεν ξεπερνούν το 20% του συνόλου των μελών της Επιτροπής) που συνεργάζονται με την Επιτροπή.

(β) Τα μέλη της Επιτροπής είναι:

Μέλη που ψηφίζουν, δηλαδή μέλη του ICOM που έχουν επιλέξει το CIDOC ως την επιτροπή στην οποία επιθυμούν να είναι ψηφίζοντα μέλη
Μέλη που δεν ψηφίζουν, δηλαδή μέλη του ICOM που έχουν ζητήσει να είναι μέλη της Επιτροπής, αλλά είναι ψηφίζοντα μέλη κάποιας άλλης Διεθνούς Επιτροπής.
Συνεργαζόμενα μέλη, δηλαδή άτομα, μη μέλη του ICOM που προσφέρουν επαγγελματικές υπηρεσίες σε μουσεία, τα οποία αποδέχονται και τηρούν τον Κώδικα Επαγγελματικής Δεοντολογίας του ICOM και δεν εμπορεύονται την πολιτιστική κληρονομιά. Μέλη αυτής της κατηγορίας γίνονται αποδεκτά στο πλαίσιο μιας συγκεκριμένης συνεργασίας ή για μια δεδομένη χρονική περίοδο.

(γ) Μέλη του ICOM που επιθυμούν να ενταχθούν στην Επιτροπή, είτε ως ψηφίζοντα μέλη είτε ως μη ψηφίζοντα, θα πρέπει να ενημερώνουν τα Κεντρικά Γραφεία του ICOM, από όπου οι πληροφορίες σχετικά με τις αιτήσεις των μελών θα μεταφέρονται στη γραμματεία της Επιτροπής μαζί με την ειδοποίηση αν το συγκεκριμένο μέλος ψηφίζει σε κάποια άλλη διεθνή επιτροπή ή όχι.

(δ) Η Γραμματέας θα κατανέμει αυτές τις αιτήσεις στη μία ή στην άλλη κατηγορία, ανάλογα με το αν ο αιτών/ η αιτούσα ψηφίζει σε κάποια άλλη Διεθνή Επιτροπή ή όχι. Κανένα άτομο δεν θα απορριφθεί με το επιχείρημα ότι δεν διαθέτει επαρκή επαγγελματική εξειδίκευση στο θέμα με το οποίο ασχολείται η Επιτροπή.

(ε) Ένα άτομο παύει να είναι μέλος της Επιτροπής όταν:

Παραιτηθεί από την επιτροπή
Σταματήσει για κάποιο λόγο να είναι μέλος του ICOM.

5. Δικαιώματα των μελών

(α) Με την αποδοχή ενός μέλους στην Επιτροπή, τα δικαιώματα μέλους μεταφέρονται στο συγκεκριμένο άτομο, συμπεριλαμβάνοντας τη συμμετοχή του στις δραστηριότητες και το πρόγραμμα της Επιτροπής, την παρακολούθηση των συναντήσεων που διοργανώνει η Επιτροπή, και την αγορά των δημοσιεύσεων που παράγονται από την Επιτροπή προς πώληση στα μέλη της.

(β) Άτομα που γίνονται δεκτά ως ψηφίζοντα μέλη έχουν το δικαίωμα να ψηφίζουν στις συναντήσεις της Επιτροπής, να βάζουν υποψηφιότητα για το Διοικητικό Συμβούλιο, να ψηφίζουν για το Διοικητικό Συμβούλιο και να ορίζονται ως αντιπρόσωποι της Επιτροπής για να ψηφίσουν στη Γενική Συνέλευση του ICOM και στην εκλογή του Εκτελεστικού Συμβουλίου.

(γ) Ένα ψηφίζων μέλος της Επιτροπής που αποκτά δικαιώματα ψήφου σε άλλη Διεθνή Επιτροπή μπορεί, μετά από αίτημά του, να παραμείνει μη ψηφίζον μέλος της Επιτροπής.

(δ) Μη ψηφίζοντα μέλη και συνεργαζόμενα μέλη δεν μπορούν να ψηφίσουν για τις υποθέσεις της Επιτροπής και δεν μπορούν να είναι μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου αυτής.

6. Συναντήσεις της Επιτροπής.

(α) Η Επιτροπή πραγματοποιεί συναντήσεις όταν το κρίνει απαραίτητο για τη στήριξη των στόχων της και την εκτέλεση του προγράμματός της.

(β) Στις συναντήσεις της Επιτροπής, οι συμμετέχοντες μπορούν να παρουσιάσουν ανακοινώσεις και να μιλήσουν σε όποια από τις επίσημες γλώσσες του ICOM επιθυμούν. Άλλη γλώσσα μπορεί να χρησιμοποιηθεί εφόσον ο συμμετέχων έχει φροντίσει για τη μετάφραση σε μια από τις επίσημες γλώσσες του ICOM ή αν η πλειοψηφία των συμμετεχόντων αποφασίσει να τη χρησιμοποιήσει χωρίς μετάφραση.

(γ) Η Επιτροπή θα συνέρχεται σε πλήρη συνεδρίαση κάθε χρόνο και από κοινού με τη Γενική Συνέλευση του ICOM. Τα μέλη της Επιτροπής θα πρέπει να έχουν ειδοποιηθεί για τον τόπο και το χρόνο των συνελεύσεων, τουλάχιστον έξι μήνες πριν.

(δ) Οι τριετείς γενικές συνελεύσεις που θα πραγματοποιούνται σε συνεργασία με τη Γενική Συνέλευση θα αποτελούν τη βασική επιχειρησιακή συνάντηση της Επιτροπής. Η ημερήσια διάταξη θα συμπεριλαμβάνει τα ακόλουθα:

Μια αναφορά για την εργασία της Επιτροπής κατά τη διάρκεια των προηγούμενων δύο ετών
Μια αναφορά για τα οικονομικά της Επιτροπής κατά τη διάρκεια των προηγούμενων δύο ετών
Μια ανασκόπηση που θα περιλαμβάνει ένα προσχέδιο του τριετούς προγράμματος του ICOM και την υιοθέτηση του προγράμματος εργασίας της Επιτροπής για τα επόμενα δύο έτη
Μια αναφορά των δραστηριοτήτων των Ομάδων Εργασίας και της ανανέωσης των αρμοδιοτήτων τους, εάν αυτό είναι απαραίτητο
Ψήφιση ενός προϋπολογισμού για τα επόμενα δύο έτη
Εκλογή του Διοικητικού Συμβουλίου

(ε) Η απαρτία για την τριετή συνάντηση θα πρέπει να είναι 10% των μελών της Επιτροπής που ψηφίζουν, οι οποίοι μπορεί να είναι παρόντες ή να ψηφίσουν δια αντιπροσώπου.

(στ) Στις τριετείς γενικές συνελεύσεις, κάθε ψηφίζον μέλος έχει δικαίωμα μίας ψήφου για κάθε θέμα. Ένα οργανισμός-μέλος μπορεί γραπτώς να ορίσει ένα πρόσωπο για να ψηφίσει εξ ονόματός του.

(ζ) Η Επιτροπή μπορεί να δημιουργήσει Ομάδες Εργασίας με ειδικούς όρους αναφοράς για να διευκολύνει το πρόγραμμά της. Κάθε Ομάδα Εργασίας θα ορίσει έναν Υπεύθυνο από τα μέλη της, ο οποίος θα πρέπει επίσης να είναι ψηφίζον μέλος της Επιτροπής και ο οποίος θα δίνει αναφορά για την εξέλιξη των στόχων της Ομάδας κατά τη διάρκεια της τριετούς συνέλευσης της Επιτροπής. Σε κάθε συνάντηση, θα αναφέρονται οι ανάγκες της κάθε Ομάδας Εργασίας και θα ανανεώνονται οι αρμοδιότητές της, εάν αυτό είναι απαραίτητο.

(η) Η Επιτροπή μπορεί να συγκαλεί συναντήσεις σε τοπικό ή άλλο επίπεδο. Δικαίωμα συμμετοχής σε αυτές τις συναντήσεις έχουν όλα τα μέλη.

(θ) Σύμφωνα με το άρθρο 17, παράγραφος 10, των Κανόνων, ο επικεφαλής της Επιτροπής θα ενημερώνει τον Επικεφαλής της Εθνικής Επιτροπής της χώρας όπου θα γίνει η συνάντηση για την ημέρα, τον τόπο και το θέμα της συνάντησης.

7. Διοίκηση της Επιτροπής

(α) Οι υποθέσεις της Επιτροπής θα είναι αντικείμενο της εργασίας του Διοικητικού Συμβουλίου, το οποίο αποτελείται από άτομα που έχουν εκλεγεί από τα ψηφίζοντα μέλη και τα άτομα με τα οποία συνεργάζεται το Συμβούλιο. Τα εκλεγμένα μέλη θα δημιουργούν ένα συμβούλιο με Πρόεδρο, Αντι-πρόεδρο, Γραμματέα, Ταμία και Διευθυντή Σύνταξης/Επιμελητή μαζί με τέσσερα κανονικά μέλη. Τα μέλη εκλέγονται για χρονική περίοδο που δεν ξεπερνά τα τρία έτη, αλλά μπορούν να επανεκλεγούν αν έχουν το δικαίωμα σύμφωνα με το Άρθρο 17, παράγραφος 4, των Κανόνων.

(β) Δεν πρέπει να εκλέγονται περισσότερα από δύο μέλη από κάθε χώρα στο Συμβούλιο. Προκειμένου να εξασφαλιστεί επαρκής γεωγραφική εκπροσώπηση, τα εκλεγμένα μέλη του Συμβουλίου μπορούν να εντάξουν επιπρόσθετα μέλη (που δεν ξεπερνούν το ένα τρίτο των εκλεγμένων) από περιοχές που δεν αντιπροσωπεύονται επαρκώς από τα εκλεγμένα μέλη. Οι αρμοδιότητες των ενταγμένων μελών θα ξεκινούν από την ημερομηνία της ένταξής τους μέχρι την επόμενη τριετή συνάντηση της Επιτροπής.

(γ) Κάθε ψηφίζον μέλος της Επιτροπής, συμπεριλαμβανομένων και των ορισμένων αντιπροσώπων ενός Οργανισμού-μέλους, έχει το δικαίωμα να υποβάλει υποψηφιότητα για εκλογή, ή για ένταξη, στο Συμβούλιο, σύμφωνα πάντα με τους περιορισμούς του Άρθρου 17, παράγραφος 4, των Κανόνων.

(δ) Το Διοικητικό Συμβούλιο εκλέγεται από τα ψηφίζοντα μέλη στην τριετή γενική συνέλευση της Επιτροπής. Το Συμβούλιο που αποχωρεί θα πρέπει να προσκαλεί υποψηφιότητες για το επόμενο Συμβούλιο τουλάχιστον τέσσερις μήνες πριν από την τριετή συνέλευση και πρέπει να ενημερώνει τα ψηφίζοντα μέλη για τα ονόματα και τα προσόντα των υποψηφίων τουλάχιστον δύο μήνες πριν από την ημερομηνία της συνάντησης. Ένα ψηφίζον μέλος που δεν μπορεί να παραστεί στη Γενική Συνέλευση μπορεί να εξουσιοδοτήσει γραπτώς ένα άλλο ψηφίζον μέλος να ψηφίσει] για λογαριασμό του/της κατά τη διάρκεια της εκλογής ή μπορεί να ψηφίσει ταχυδρομικώς.

(ε) Εάν ένα μέλος του Συμβουλιου παραιτηθεί για οποιονδήποτε λόγο κατά τη διάρκεια της θητείας του, η θέση μπορεί να καλυφθεί με την ένταξη ενός άλλου ψηφίζοντος μέλους της Επιτροπής μέχρι την επόμενη τριετή Συνέλευση.

(στ) Ένα μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου μπορεί να παυθεί από τα καθήκοντά του εάν:

Παραιτηθεί από το ICOM για οποιοδήποτε λόγο
Δεν τηρεί τις οικονομικές του υποχρεώσεις (Άρθρο 1, παράγραφος 3, των Κανόνων)
Δεν είναι πλέον ψηφίζον μέλος της Επιτροπής

(ζ) Το Διοικητικό Συμβούλιο θα πρέπει να συνέρχεται τουλάχιστον μια φορά το χρόνο.

(η) Η απαρτία για μια συνάντηση του Διοικητικού Συμβουλίου είναι το ένα τρίτο των μελών του.

8. Οικονομικά της Επιτροπής

(α) Η Επιτροπή επιτρέπεται να αναζητά πόρους για τη λειτουργία της όπως το κρίνει απαραίτητο. Δεν μπορεί να επιβάλλει συνδρομές για τα μέλη της, αλλά μπορεί να ορίσει συνδρομές για συγκεκριμένους σκοπούς.

(β) Υπό την προϋπόθεση ότι θα ψηφισθεί από τη Διοικούσα Επιτροπή στο πλαίσιο του ετήσιου προϋπολογισμού του ICOM, η Επιτροπή θα λαμβάνει μια επιχορήγηση από το ICOM για κάθε ψηφίζον μέλος, η οποία θα πληρώνεται, μετά από αίτημα της επιτροπής, όχι αργότερα από τις 30 Ιουνίου κάθε έτους.

(γ) Η Επιτροπή μπορεί να ορίσει κόστος συμμετοχής στα συνέδριά της, όπως το κρίνει απαραίτητο.

(δ) Η Επιτροπή μπορεί να λαμβάνει επιχορηγήσεις, δωρεές και να δέχεται υποστήριξη από χορηγούς.

(ε) Η Επιτροπή μπορεί να παράγει και να πουλά εκδόσεις, αλλά θα πρέπει να ενημερώνει τη Γενική Γραμματεία του ICOM πριν προχωρήσει σε αυτή την ενέργεια.

(στ) Η Επιτροπή δεν μπορεί να υπογράψει κάποιο συμβόλαιο ή άλλο δεσμευτικό νομικό έγγραφο το οποίο εμπλέκει οικονομικά το ICOM, χωρίς την προηγούμενη έγκριση του Εκτελεστικού Συμβουλίου (άλλα έγγραφα, πέρα από συμβόλαια και συμφωνίες που σχετίζονται με τις δικές της δραστηριότητες και μπορούν να πληρωθούν από δικούς της πόρους). (ζ) Όλα τα έσοδα που λαμβάνονται από την Επιτροπή θα κατατίθενται σε έναν τραπεζικό λογαριασμό ειδικά για το σκοπό αυτό και όλες οι πληρωμές για λογαριασμό της Επιτροπής θα πρέπει να γίνονται από αυτόν το λογαριασμό. Το Συμβούλιο θα πρέπει να ενημερώνει τον Ταμία του ICOM για το όνομα και τον αριθμό του λογαριασμού καθώς και την επωνυμία της τράπεζας στην οποία βρίσκεται αυτός.

(η) Η Επιτροπή θα πρέπει να κρατά ακριβείς λογαριασμούς όλων των χρηματικών ποσών που λαμβάνονται και δαπανώνται κάθε χρόνο. Μια αναφορά των οικονομικών της Επιτροπής θα πρέπει να παρουσιάζεται στα μέλη σε κάθε συνέλευση.

(θ) Η Επιτροπή θα στέλνει ένα αντίγραφο της αναφοράς των οικονομικών στη Γενική Γραμματεία του ICOM για παρουσίαση στην Εκτελεστική Επιτροπή.

9. Ρόλος και υποχρεώσεις του Διοικητικού Συμβουλίου

(α) Το Διοικητικό Συμβούλιο είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση των θεμάτων της Επιτροπής και για τη διασφάλιση των απαιτήσεων των Κανόνων του ICOM.

(β) Πριν από κάθε συνάντηση της Επιτροπής που πραγματοποιείται σε μια χώρα, το Διοικητικό Συμβούλιο οφείλει να διασφαλίζει ότι δεν θα υπάρξει κανένα εμπόδιο για κανένα μέλος της επιτροπής που θα παρευρεθεί στη συνάντηση, από την Κυβέρνηση της φιλοξενούσας χώρας.

(γ) Κάθε χρόνο, το Διοικητικό Συμβούλιο θα ετοιμάζει μια αναφορά για τις δραστηριότητες της Επιτροπής κατά τον προηγούμενο χρόνο, η οποία θα αποστέλλεται σε όλα τα μέλη και θα παρουσιάζεται στην ετήσια γενική συνέλευση. Η αναφορά θα πρέπει να μεταβιβάζεται στο Γενικό Γραμματέα για υποβολή στο Εκτελεστικό Συμβούλιο και τη Συμβουλευτική Επιτροπή του ICOM.

(δ) Το Διοικητικό Συμβούλιο θα αποστέλει μια αναφορά για τις εργασίες της Επιτροπής για τα προηγούμενα δύο έτη στο Γενικό Γραμματέα για υποβολή στο Εκτελεστικό Συμβούλιο, τη Συμβουλευτική Επιτροπή και τη Γενική Συνέλευση του ICOM.

(ε) Μετά από συνεννόηση με τα ψηφίζοντα μέλη της Επιτροπής, το Διοικητικό Συμβούλιο θα πρέπει να ορίζει δύο ψηφίζοντα μέλη να ψηφίσουν εκ μέρους του στη Γενική Συνέλευση και στην εκλογή του Εκτελεστικού Συμβουλίου ή να ενημερώνουν το Γενικό Γραμματέα για την πρόθεσή τους να ψηφίσουν ταχυδρομικώς.

(στ) Τουλάχιστον έξι μήνες πριν από τη Γενική Συνέλευση, το Διοικητικό Συμβούλιο θα υποβάλει στη Γενική Γραμματεία τα σχόλιά του για το προσχέδιο τριετούς προγράμματος του ICOM και ένα προσχέδιο της δικής του πρότασης για τριετές πρόγραμμα εργασίας, προκειμένου να συμπεριληφθούν στο τελικό τριετές πρόγραμμα του ICOM που θα τεθεί προς συζήτηση στη Γενική Συνέλευση.

(ζ) Το Διοικητικό Συμβούλιο εξασφαλίζει ότι όλα τα μέλη της Επιτροπής είναι πλήρως ενημερωμένα για τις εργασίες του Συμβουλίου, τα σχέδιά του για τις δραστηριότητες της Επιτροπής και για όποιο άλλο ζήτημα θεωρείται σχετικό με την εργασία και τις λειτουργίες της Επιτροπής. Μπορεί επίσης να δημοσιεύει ένα τακτικό Ενημερωτικό Δελτίο ή να επικοινωνεί με τα μέλη του με όποιον άλλο τρόπο θεωρεί κατάλληλο.

10. Τροποποίηση των κανονισμών

(α) Οι κανονισμοί της Επιτροπής, που υιοθετήθηκαν κατά την πρώτη γενική συνάντηση της Επιτροπής, μπορούν να τροποποιηθούν σε οποιαδήποτε επόμενη γενική συνέλευση της Επιτροπής.

(β) Οποιαδήποτε προτεινόμενη τροποποίηση στους Κανονισμούς μπορεί να προταθεί και να υποστηριχτεί από ψηφίζοντα μέλη της Επιτροπής που έχουν εκπληρώσει τις οικονομικές τους υποχρεώσεις. Το κείμενο οποιασδήποτε προτεινόμενης τροποποίησης, μαζί με επεξηγηματικό υλικό θα πρέπει να σταλεί στα ψηφίζοντα μέλη της Επιτροπής τουλάχιστον 28 ημέρες πριν από την ετήσια γενική συνέλευση στην οποία θα συζητηθούν.

(γ) Οι προτεινόμενες τροποποιήσεις μπορούν να τροποποιηθούν περαιτέρω στην ετήσια γενική συνέλευση στην οποία συζητήθηκαν, αλλά μόνον αν η περαιτέρω τροποποίηση είναι μικρής σημασίας. Ο επικεφαλής της συνάντησης θα αποφασίσει αν αυτή η περαιτέρω τροποποίηση είναι μικρής σημασίας ή όχι.

(δ) Η υιοθέτηση και η τήρηση των Κανονισμών απαιτεί μια πλειοψηφία δύο τρίτων από τα ψηφίζοντα μέλη, είτε προσωπικά είτε μέσω αντιπροσώπου.

11. Διάλυση της Επιτροπής

(α) Η Επιτροπή θα διαλυθεί με απόφαση του Εκτελεστικού Συμβουλίου η οποία θα λαμβάνεται σύμφωνα με το Άρθρο 17, παράγραφος 2, των Κανόνων.

(β) Σε περίπτωση που η Επιτροπή διαλυθεί, τα περιουσιακά της στοιχεία μεταφέρονται στις Κεντρικές Υπηρεσίες του ICOM και θα υπάρξει μέριμνα για αυτά με τρόπο που θα αποφασίσει το Εκτελεστικό Συμβούλιο.